Zakres czynności Wydziału

Zakres czynności Wydziału

2007-06-27 10²³
Art. czytany: 108 razy

1. Wydział Organizacyjno-Administracyjny prowadzi sprawy: obsługi administracyjno-
gospodarczej Urzędu, organizacyjno-kadrowe i szkoleniowe pracowników, skarg,
wniosków i petycji, zamówień publicznych.
2. Do zadań Wydziału w szczególności należy:

w zakresie spraw organizacyjnych:

1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz wdrażania optymalnych zasad organizacji i zarządzania;
2) opracowywanie projektu nowelizacji Statutu Miasta;
3) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu, wdrażanie i kontrola przestrzegania postanowień regulaminu oraz przedkładanie Burmistrzowi projektów zmian do regulaminu;
4) prowadzenie spraw dotyczących wydawania aktów wewnętrznych;
5) przygotowywanie projektów porozumień zawieranych z organami administracji rządowej i organami jednostek samorządu terytorialnego oraz prowadzenia ewidencji tych porozumień;
6) ewidencjonowanie zarządzeń Burmistrza oraz przekazywanie ich do wykonania wydziałom, stanowiskom pracy, jednostkom organizacyjnym miasta;
7) prowadzenie spraw dotyczących wewnętrznego ustroju miasta, zmiany granic, ustalania jego herbu, nadawania honorowego obywatelstwa miasta;
8) przygotowywanie upoważnień dla pracowników Urzędu do załatwiania w imieniu Burmistrza spraw, w tym decyzji administracyjnych oraz prowadzenia ewidencji tych upoważnień;
9) przekazywanie wydziałom, samodzielnym stanowiskom zadań wynikających z uchwał Rady, koordynacja ich wykonania;
10) czuwanie nad ogłaszaniem aktów prawa miejscowego w Dzienniku Urzędowym Województwa Podkarpackiego;
11) prowadzenie rejestru wniosków Komisji Rady i odpowiedzi na wnioski;
12) prowadzenie rejestru interpelacji i zapytań radnych oraz ewidencjonowanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania;
13) prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego ustanowionego przez miasto oraz udostępnianie go do publicznego wglądu;
14) prowadzenie ewidencji umów zlecenia i umów o dzieło w których Urząd jest stroną;
15) prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych, ławników do sądu oraz organizacją referendum ogólnokrajowego i lokalnego;
16) prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w Urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej, nadzór nad wykonywaniem zaleceń pokontrolnych;
17) przygotowywanie projektów odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne;
18) wdrażanie, nadzór i kontrola nad stosowaniem jednolitego rzeczowego wykazu akt
w Urzędzie;
19) załatwianie spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami;
20) prowadzenie kancelarii ogólnej;

w zakresie spraw skarg i wniosków:

1) prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
2) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski;
3) przygotowywanie projektów stanowisk Rady co do sposobu załatwienia skarg obywateli dotyczących wykonywania zadań przez Burmistrza i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych;
4) przygotowywanie dla Burmistrza projektów stanowisk co do sposobu załatwienia skarg na pracowników lub wniosków obywateli w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
5) przygotowywanie zawiadomień o sposobie załatwienia skargi.

w zakresie spraw kadrowych:

1) realizacja polityki zatrudnienia w Urzędzie;
2) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, kierowników miejskich jednostek organizacyjnych miasta z wyjątkiem dyrektorów jednostek organizacyjnych oświaty;
3) planowanie i gospodarowanie funduszem płac;
4) przygotowanie, wdrożenie i aktualizacja regulaminu pracy;
5) prowadzenie ewidencji osobowej pracowników;
6) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem, przeszeregowaniem i zwalnianiem pracowników;
7) przestrzeganie prawa wglądu do akt osobowych oraz informacji osobowych podlegających ochronie i tajemnicy zgodnie z zasadą nienaruszalności praw osobistych;
8) sprawowanie opieki nad nowo zatrudnionymi pracownikami, stażystami
i praktykantami;
9) prowadzenie spraw związanych z wyróżnianiem i nagradzaniem pracowników;
10) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem upomnień i kar regulaminowych;
11) prowadzenie list obecności;
12) kontrola dyscypliny pracy w Urzędzie;
13) prowadzenie książek:
a) wyjść służbowych;
b) wyjść prywatnych;
c) rejestru delegacji służbowych;
14) obsługa techniczno-organizacyjna komisji dyscyplinarnych;
15) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu;
16) określanie potrzeb i opracowywanie planów podnoszenia kwalifikacji pracowników
w różnych formach kształcenia, dokształcania i doskonalenia, prowadzenie
dokumentacji z zakresu tych spraw;
17) prowadzenie spraw socjalnych pracowników, opracowywanie projektu regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, obsługa komisji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
18) zapoznawanie z wewnętrznymi aktami normatywnymi Urzędu nowo przyjętych pracowników;
19) prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia pracowników (kierowanie pracowników na badania profilaktyczne okresowe, kontrolne, przenoszenie do innej pracy zgodnie z zaleceniem lekarza);
20) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem urlopów wypoczynkowych, bezpłatnych, wychowawczych oraz innych zwolnień od pracy przewidzianych przepisami szczególnymi, sporządzanie planów urlopów i czuwanie nad ich prawidłową
i terminową realizacją;
21) ustalanie uprawnień pracowniczych zależnych od stażu pracy;
22) prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska pracy;
23) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w Łańcucie w zakresie organizowania:
a) robót publicznych;
b) prac interwencyjnych;
c) zatrudniania w ramach umów absolwenckich;
d) stażów dla absolwentów;
e) wspierania i inicjowania innych form aktywizacji zawodowej osób poszukujących pracy;
24) zapewnienie zgodnego z ustawą o ochronie danych osobowych przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem;
25) prowadzenie spraw związanych ze składaniem, przechowywaniem, udostępnianiem, oświadczeń majątkowych składanych przez osoby zobowiązane;
26) przygotowywanie zakresów czynności dla kadry kierowniczej;
27) prowadzenie spraw związanych z oceną zatrudnionej kadry;
28) dokonywanie analiz o sytuacji kadrowej i wykorzystaniu czasu pracy;
29) prowadzenie spraw związanych z odznaczeniami pracowników;
30) przygotowywanie projektów zarządzeń Burmistrza w sprawach określenia dodatkowych wolnych dni od pracy, regulaminów premiowania;
31) sporządzanie umów cywilnoprawnych zawieranych z pracownikami urzędu;
32) sporządzanie umów o używanie prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych;

w zakresie aktywizacji zawodowej skazanych

1) organizowanie miejsc pracy we wskazanych jednostkach organizacyjnych miasta dla osób skazanych na karę ograniczenia wolności oraz pracę na cele społeczne;
2) współdziałanie z organami wymiaru sprawiedliwości w zakresie wykonywania kary ograniczenia wolności oraz świadczenia pracy na cele społeczne;
3) zawiadamianie kuratorów sądowych o:
a) rodzaju pracy wykonywanej przez skazanych;
b) przebiegu pracy oraz stosunku do pracy skazanych;
c) zakończeniu wykonywania pracy przez skazanych;

w zakresie obsługi sekretarskiej i kancelaryjnej

1) obsługa sekretarska i kancelaryjna Burmistrza;
2) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Burmistrza;
3) obsługa sekretarska i kancelaryjna Zastępcy Burmistrza i Sekretarza;
4) protokołowanie przebiegu narad zwoływanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza
i Sekretarza;
5) przygotowywanie dla Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza:
- harmonogramu narad, kontaktów, konferencji,
- zapewnienie maszynopisania;

w zakresie obsługi Rady i Rad Osiedli

1) zapewnianie warunków organizacyjnych i technicznych funkcjonowania Rady oraz jej
komisji, a w szczególności:
a) sporządzanie protokołów z sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady;
b) wykonywanie czynności związanych z przekazywaniem uchwał Rady organom nadzoru;
c) organizowanie i prowadzenie spraw związanych z ogłaszaniem uchwał Rady;
d) przygotowywanie informacji, analiz i sprawozdań z działalności Rady i jej komisji;
e) prowadzenie rejestru i zbioru uchwał Rady;
f) gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych do pracy Rady i jej komisji;
g) udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu ich mandatu;
h) zapewnianie obsługi merytorycznej Przewodniczącego i Zastępcy Przewodniczącego Rady;
i) prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów do Rad Osiedli oraz koordynacji spraw związanych z obsługą organizacyjno-techniczną.

w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:

1) administrowanie budynkami i lokalami biurowymi Urzędu, planowanie, remontów
i konserwacji w tym zakresie;
2) realizacja inwestycji i zakupów inwestycyjnych niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania Urzędu;
3) działania na rzecz zabezpieczenia mienia Urzędu przed pożarem, kradzieżą, innego rodzaju zniszczeniem oraz kontrola biur odnośnie przestrzegania przepisów w tym zakresie;
4) prowadzenie ewidencji mienia Urzędu;
5) obsługa transportowa Urzędu;
6) utrzymanie czystości pomieszczeń biurowych oraz estetycznego wyglądu budynków Urzędu i ich otoczenia;
7) zaopatrzenie materiałowo-techniczne Urzędu;
8) prowadzenie archiwum Urzędu oraz dbałość o terminowe i właściwe przekazywanie akt do archiwum;
9) prowadzenie spraw związanych z rozbudową jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz przygotowywanie stosownych projektów zarządzeń Burmistrza w tym przedmiocie;
10) gospodarka pieczęciami i tablicami urzędowymi;
11) prowadzenie powielarni, magazynu gospodarczego i biura rzeczy znalezionych;
12) prowadzenie obsługi tablic ogłoszeń i ewidencji obwieszczeń;
13) obsługa techniczna posiedzeń Rady oraz uroczystości i spotkań;
14) prenumerata dzienników urzędowych oraz prasy dla potrzeb Urzędu;
15) konserwacja sprzętu wyposażenia technicznego;

w zakresie obsługi informatycznej i telekomunikacyjnej:

1) administrowanie siecią komputerową i zasobami programowymi;
2) analizowanie rozwoju technologii informatycznych i telekomunikacyjnych, formułowanie opinii i wniosków w tym zakresie dla Burmistrza;
3) opracowywanie sposobów przesyłania, szyfrowania i ochrony informacji gromadzonych w celu zarządzania miastem oraz przedstawianie wniosków w tym zakresie Burmistrzowi;
4) opracowywanie oraz zlecanie opracowań programów komputerowych dla potrzeb
Urzędu;
5) planowanie i prowadzenie nadzoru merytorycznego nad inwestycjami z zakresu infrastruktury telekomunikacyjnej dla potrzeb Urzędu;
6) koordynowanie przedsięwzięć budowy informatycznego systemu w Urzędzie;
7) prowadzenie spraw związanych z zakupami sprzętu informatycznego i oprogramowania oraz ewidencji ilościowej tych zasobów według miejsca ich użytkowania;
8) prowadzenie szkoleń i udzielanie pomocy pracownikom w zakresie podstawowej obsługi sprzętu informatycznego i pracy z zainstalowanymi programami;
9) obsługa, konserwacja, bieżące utrzymanie i naprawy sprzętu informatycznego oraz instalacji infrastruktury telekomunikacyjnej;

w zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy:

1) kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa
i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych w Urzędzie;
2) sporządzanie przedstawianie Burmistrzowi co najmniej raz w roku analiz z zakresu
o którym mowa w pkt 1;
3) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w drodze do i z pracy;
4) prowadzenie rejestrów, kompletowanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, w drodze do i z pracy, stwierdzonych chorób zawodowych oraz podejrzeń
o choroby zawodowe;
5) dokonywanie oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy;
6) organizowanie i zapewnianie szkoleń w dziedzinie bhp;
7) prowadzenie doradztwa w zakresie przepisów bhp;
8) uczestniczenie w pracach powoływanej przez Burmistrza komisji bezpieczeństwa
i higieny pracy;
9) udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych miasta, w których przewiduje się pomieszczenia pracy;
10) udzielanie miejskim jednostkom organizacyjnym pomocy przy wykonywaniu zadań
z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
11) dokonywanie co najmniej raz w roku, oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy
w miejskich jednostkach organizacyjnych oraz określanie kierunków poprawy tego
stanu;

w zakresie zamówień publicznych:

1) prowadzenie postępowań o zamówienia publiczne na dostawy, usługi i roboty budowlane, a w tym w szczególności;

a) przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia na dostawy, usługi, roboty budowlane;
b) wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
i określenie przedmiotu zamówienia;
c) przyjmowania od dostawców i wykonawców wszelkich wymaganych prawem oświadczeń;
d) prowadzenia wstępnej kwalifikacji dostawców i wykonawców;
e) sporządzania protokołów i dokumentacji związanej z postępowaniem;
f) organizowania i przeprowadzania w celu udzielenia zamówienia publicznego: przetargów, negocjacji z zachowaniem konkurencji oraz kierowanie zapytań o cenę;
g) udzielanie zamówień z wolnej ręki;
h) rozpatrywanie protestów i wyznaczanie arbitrów;

2) opracowania rocznych planów, prowadzenia ewidencji i sprawozdawczości w zakresie
zamówień publicznych;
3) przyjmowanie zleceń na udzielenie zamówień publicznych od wydziałów
i samodzielnych stanowisk;
4) prowadzenie rejestru zamówień publicznych udzielonych przez Urząd; w tym
zamówień z wolnej ręki;
5) dokonywanie stosownych ogłoszeń i zawiadomień;
6) ewidencja i analiza zamówień w powiązaniu z budżetem miasta.

Dokument wprowadził: Barbara Słowik